La déclaration des cotisations

Avant de pouvoir compléter votre déclaration sociale nominative, vous aurez besoin :

• De la fiche de paramétrage du fichier pour le RAFP
• Du cahier technique de référence, accessible sur le site de Net-entreprises.fr
• Des fiches consignes sont également disponibles dans la base de connaissance sur le site Net-entreprises.fr (certaines sont spécifiques au RAFP : mot clé RAFP).
• Vous pouvez effectuer un contrôle avant de transmettre votre déclaration DSN. Il vous suffit de télécharger le logiciel de contrôle DSN-Val disponible sur Net-entreprises.fr. Ce contrôle ne vérifie que le format de la déclaration et ne vous dispense pas des contrôles métiers habituels.

La déclaration doit être envoyée chaque mois, le 5 ou 15 du mois suivant, en fonction de l’échéance de paiement des cotisations sociales de l'entité. Les dates limites sont les suivantes :

• pour les établissements de plus de 50 agents (fonctionnaires et contractuels), versant leurs cotisations mensuellement : le 5 du mois suivant ;
• pour les autres : le 15 du mois suivant.

L'intégration des données sur votre espace employeur PEP’s

La Caisse des Dépôts, au titre du RAFP, reçoit et traite vos DSN au plus tôt 3 jours après la date limite de dépôt fixée pour votre établissement, soit à partir du 8 ou du 18 du mois M+1.

Le suivi du traitement des DSN et le Compte Rendu Métier (CRM)

Vous pouvez vérifier la réception et le résultat du traitement de votre DSN en vous connectant sur la plateforme PEP's, thématique Déclaration, Service « Déclarations Individuelles (DI) ».

Vous y trouverez également :

• les informations relatives aux Accusés de Réception (AR) des fichiers et aux Comptes Rendus Métiers (CRM), disponibles à partir du 8 ou du 18 du M+1 ;

• un mode opératoire pour vous accompagner dans votre appropriation du service.

Les DSN transmises pour le RAFP sont soumises à différents niveaux de contrôles. Ces contrôles peuvent détecter des anomalies qui sont restituées dans les comptes-rendus métier (CRM). Leur correction, dans les meilleurs délais, permet ainsi de fiabiliser les données.

La correction des anomalies permet de finaliser le traitement des déclarations dans les meilleurs délais garantissant la correcte alimentation des comptes individuels retraite des agents et des comptes financiers des employeurs.

Pour vous aider à comprendre et vous guider dans la correction des anomalies les plus fréquemment détectées par le RAFP lors du traitement de vos DSN, trois documents sont à votre disposition dans votre plateforme PEP’s :

Pour toute question relative à la gestion de vos DSN, vous pouvez nous contacter via la plateforme PEP’s, en choisissant le motif « Déclarations », sous-motif « DSN ».

Bonnes pratiques pour éviter les anomalies d’identification

Les anomalies d’identification ont un impact direct sur la carrière car leur CIR n’est pas alimenté. Les prévenir en amont évite des opérations importantes de reconstitution de carrière.

Points de vigilance à observer

• L’état civil des agents

  Vérifiez l’identité des agents avant d’effectuer vos déclarations à partir des documents officiels : carte d’identité ou du passeport ou de l’acte de naissance. Portez une attention toute particulière : 

  • au nom de famille (patronymique) et premier prénom,
  • à la date de naissance : jour, mois et année
  • à la commune et le département de naissance. 

  Leur bonne complétude concourt à la certification de l’identité de l’agent. 

• NIR obligatoire

  Le NIR est une donnée obligatoire dans vos DSN. Reportez le dans le bloc 30 à la rubrique S21.G00.30.001 de vos DSN. Son absence génère automatiquement une anomalie d’identification.

• Nom de famille correct 

  Déclarez le nom de famille de l’agent dans la rubrique S21.G00.30.002 du bloc 30, c’est-à-dire son nom de naissance (à ne pas confondre avec le nom d’usage ou marital de l’agent).

• Une absence de déclaration des modifications d’état civil

  Déclarez rapidement toute modification dans le bloc 31 :

  • S21.G00.31.0009 pour l’ancien nom de famille
  • S21.G00.31.0010 pour les anciens prénoms
  • S21.G00.31.0011 pour l’ancienne date de naissance.

  Renseignez absolument la date de modification de l’état civil dans ce bloc à la rubrique S21.G00.31.001, sans quoi une anomalie d’identification sera automatiquement générée.  

• Changement de NIR

  Lorsque la situation de l’agent induit un changement de NIR (par exemple lorsqu’un numéro technique temporaire est remplacé par un NIR ou lorsqu’un NIR évolue pour un agent dont la date de naissance est restée jusque-là incomplète), Il faut :

  • renseigner l’ancien NIR dans la rubrique S21.G00.31.008
  • reporter le nouveau NIR dans le bloc 30 afin que les DSN de l’agent puissent être rattachées à l’individu tel que précédemment connu dans notre système d’informations. 

Important : pour chacune de ces situations, vous devez mettre à jour votre logiciel de paie.

Accédez dans PEP’s au :

• service « Synthèse Anomalies DSN et situation financière » : vous pouvez récupérer la liste des agents pour lesquels les déclarations présentent des anomalies d’identification via l’onglet « Anomalies », le bouton « Télécharger la liste des anomalies »
• « Guide des bonnes pratiques déclaratives en DSN de la documentation PEP’s accessible depuis la thématique « Déclarations », à partir de l’Aide située dans le bandeau en haut à droite. 

Retrouvez sur Net-entreprises, la documentation technique DSN, notamment celle relative aux blocs.

Bonnes pratiques pour bien déclarer le NIR

Le numéro d'inscription au répertoire (NIR) : une donnée obligatoire de vos agents déclarés en DSN.

Les impacts sur le Compte individuel retraite (CIR)

Un agent non identifié, c’est un compte individuel retraite non alimenté.

Les erreurs de déclaration du NIR impactent l’alimentation du CIR de vos agents et notamment :

• le suivi de la carrière et la traçabilité des droits à la retraite des agents concernés
• la fiabilité des données pour les organismes de protection sociale 
• votre charge administrative, avec des opérations de reconstitution de carrière à opérer et des corrections manuelles répétitives. 

Consignes à appliquer pour garantir les droits à la retraite

Evitez les erreurs les plus fréquentes et appliquant l’essentiel des consignes 

L'absence de NIR dans vos DSN

Le NIR est une donnée obligatoire dans vos DSN. 

Son absence provoque systématiquement une anomalie d’identification qui demande une régularisation de la carrière de l’agent. Cette régularisation  est  prise en charge par l’employeur, puis intégrée par la CNRACL.

Une mauvaise déclaration du NIR

Un NIR manquant, incomplet ou erroné entraine une anomalie de DSN. 

Les droits à retraite ne peuvent être attribués à l’agent. Sa carrière doit être corrigée. 

Pour rappel, toute personne née en France (métropole) dispose d’un NIR dès la naissance.

Déclarer un numéro technique temporaire (NTT) en l'absence du NIR

Dans des cas particuliers (personnes nées à l’étranger, ou en territoire ultra marin) l’obtention d’un NIR est une démarche à l’initiative de l’agent, qui demeure obligatoire. 

Dans l’attente de l’obtention du NIR par l’agent, déclarez-le avec un Numéro Technique Temporaire (NTT) sur une durée maximale de 3 mois. 

Il convient de renseigner la rubrique : « Numéro technique temporaire – S21.G00.30.020 »

Pour rappel, le NTT ne permet pas l’ouverture des droits de l’individu. 

Lorsque l’agent aura un NIR définitif, il convient de le déclarer simultanément avec les rubriques " Numéro d'inscription au répertoire - S21.G00.30.001 " (avec le NIR définitif) et " Numéro technique temporaire - S21.G00.30.020 " (avec l'ancien NTT affecté au à l’agent).

L'employeur, un acteur clé de la qualité des données d'identification

En tant qu’employeur, vous assurez deux rôles déterminants : 

• Vous êtes garants de la qualité des données d’identification 
• Vous sensibilisez vos agents à l’importance de leur immatriculation à la Sécurité sociale et à la transmission de leur NIR.         

Transmettez à vos agents une plaquette d’information sur le NIR . Ce document explique :

• la différence entre NIR et NTT.
• les étapes pour obtenir et vérifier son NIR.
• les conséquences d’une erreur d’identification.
• corriger sans délai les DSN en cas d’erreur d’identification, dès que le NIR exact est obtenu.

Pour plus d'informations, consultez :

• le Guide des bonnes pratiques déclaratives en DSN
• l'article « Déclarations des cotisations ».

En cas d'interrogation, contactez nous via le formulaire PEP's, motif « Données personnelles de vos agents », « Etat-civil ».

Correction de vos « DSN : restez joignables !

Renseignez et mettez à jour l’adresse courriel de la personne référente de votre structure dans vos DSN (bloc « Contact Emetteur » S10.G00.02) pour permettre à la CNRACL de vous accompagner dans la correction de vos DSN en anomalies. 

Pour toute question relative à la gestion de vos DSN, contactez nous via la plateforme PEP’s (en partie haute des pages PEP’s), choisissez le motif « Déclarations », « DSN ».

Pour vous aider à comprendre et corriger les anomalies les plus fréquentes, deux documents sont disponibles sur votre plateforme PEP’s :

• Guide de correction des anomalies déclaration CNRACL, Ircantec et RAFP (thématique « Déclarations »)
• Rappel des bonnes pratiques déclaratives pour la DSN (thématique « Déclarations »).

Le service « Synthèse Anomalies DSN et situation financière », thématique « Déclarations » permet de récupérer la liste des agents dont les déclarations présentent des anomalies.

Si vous faites partis des employeurs ayant une dérogation, vous pouvez retrouver toutes les informations sur la déclaration bilatérale sur la page suivante